Excel ユーザーは、作業の結果をプレゼンテーションで提示することを余儀なくされることがよくあります。 これを行うには、ファイルを PDF などのより便利な形式に変換する必要があります。 さらに、ドキュメントを変換することで、第三者に転送する際に不要な修正からデータを保護することができます。 テーブルに計算式が含まれている場合、PDF 形式に変換することで、ドキュメントを別のコンピューターに転送するときに、偶発的な変更や損傷からデータを保護することができます。 すべての変換方法を詳しく見てみましょう。
ExcelファイルをPDFに変換
古いバージョンの Excel では、ファイルを xls 以外の形式で保存する方法はありません。 あるドキュメント形式を別のドキュメント形式に変換できる特別なコンバータ プログラムを探すか、インターネット リソースを使用する必要がありました。 Since Excel-2010年、プログラムの機能には、Excelを終了せずにファイルをすぐに変換できる必要な機能が追加されました。
- まず、変換したいセルを選択する必要があります。 「ファイル」タブメニューに移動します。 保存する前に、表の境界線が PDF ドキュメントのシートを超えないようにする必要があります。
1 - 次に、保存プロセスに進みます。 開いた「ファイル」メニューで、右側の「名前を付けて保存...」カテゴリをアクティブにして、「参照」オプションに移動します。
2 - その後、ファイルの場所とその名前を決定するウィンドウが表示されます。
3 - ウィンドウの下部に「ファイルの種類」というカテゴリがあり、コンピューターのマウスの左ボタンで行をクリックすると、ドキュメント形式を選択できるオプションのリストが表示されます。 ここでは、PDF ファイル タイプを選択します。
4 - 「ファイルタイプ」行の下に、変換に必要ないくつかの追加パラメーターがあります。 標準の最適化は印刷やインターネットでの公開に適しており、最小サイズではインターネット サイトのページに配置するドキュメントを最適化できます。 適切な最適化オプションを選択したら、その横にマークを付ける必要があります。 この方法で保存されたドキュメントを変換後に開くには、対応するボックスをチェックする価値があります。
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変換プロセスを明確かつ詳細に調整するために、専門家は、テーブルの内容をより適切に表示するためにすべての明確なポイントを作成できる追加のパラメーターに注意を払うことをお勧めします。
- 表示されるウィンドウで、変換するページを指定できます。 選択したワークシート、特定の範囲、または Excel ブック全体など、データの範囲を選択します。 新しいドキュメントに挿入できる追加の印刷不可能なファイル データ (ドキュメント構造タグとそのプロパティ) もあります。 原則として、ウィンドウですでに設定されているパラメータは標準要件に対応していますが、必要に応じて調整できます。 変更を有効にするには、[OK] をクリックします。
6 - 「保存」ボタンを押して変換プロセスを完了します。
7 - テーブルのサイズによっては、変換プロセスに時間がかかる場合があります。 指定したフォルダに PDF ドキュメントが表示されます。 設定に従って、変換直後に、ドキュメントを読み取ることができるエディターでドキュメントが開きます。
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外部アプリケーションを使用して Excel スプレッドシートを PDF に変換する
ユーザーが Excel スプレッドシートを使用している場合 バージョン 1997-2003、次にファイルを PDF 形式に変換する サードパーティのツールを使用する必要がある. 最も人気のあるプログラムの XNUMX つは、FoxPDF Excel to PDF Converter です。
- アプリケーションをインストールします。 インストール ファイルは、公式 Web サイト www.foxpdf.com からダウンロードできます。
- プログラムを起動すると、作業ウィンドウが表示されます。このウィンドウで、[Excel ファイルの追加] メニューに移動して目的のファイルを選択する必要があります。
9 - このプログラムを使用すると、一度に複数のファイルを変換できます。これは明白な利点です。 ファイルを決定したら、「開く」をクリックします。
10 - 選択したファイルがプログラム ウィンドウに表示されます。 各ファイルの横にチェックマークが必要です。 チェックボックスがチェックされていない場合、ファイルは同じ形式のままになります。
11 - 変換後、ファイルはデフォルトで選択されているフォルダーに保存されます。 別のアドレスを選択するには、ページの下部にある [出力パス] パラメーターに移動します。 省略記号の付いたボタンをクリックすると、現在のフォルダーのアドレスを示すメニューが表示されます。 必要に応じて、保存場所を変更できます。
12 - すべての準備手順が完了したら、[出力パス] 行の右側にある [PDF] ボタンを押して変換に進みます。
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Excel形式をPDFに変換するオンラインサービスのアプリケーション
FoxPDF Excel to PDF Converter アプリケーションのシンプルさにもかかわらず、このソフトウェアは有料です。 また、Excel を PDF に変換する必要がほとんどない場合は、インターネットで入手できるオンライン リソースを使用できます。
これらのリソースを使用すると、テーブルを PDF に無料で変換できますが、XNUMX 日あたりのトランザクション数に制限がある場合があります。 一部のサービスは、変換済みのドキュメントが送信される有効な電子メール アドレスを登録して提供した後にのみアクセスできます。
さらに、特定のサイトを操作するには、ファイルが要件を満たしていることを確認する必要があります。 SmallPDF の例で、これらのインターネット リソースの XNUMX つの動作原理を考えてみましょう。
- サイト https://smallpdf.com/en にアクセスします。 「Excel to PDF」というカテゴリを選択します。
14 - ここで、[ファイルの選択] ボタンを使用して目的のドキュメントを指定するか、Excel ファイルを必要なフィールドにドラッグ アンド ドロップします。 リソースを使用すると、一度に複数のドキュメントを変換できます。
15 - 次は自動変換です。 完了後、「ファイルを保存」ボタンをアクティブにして、完成したファイルを保存する必要があります。
16 - PDF ファイルを配置するフォルダのアドレスを指定するウィンドウが表示されます。
まとめ
ExcelスプレッドシートをPDFファイルに変換するこれらの方法には、それぞれプラス面とマイナス面があります。 もちろん、ドキュメントを Excel プログラム内に直接保存すると、目的をすばやく簡単に達成できます。 ただし、前述のとおり、この機能は 2010 バージョンでのみ登場しました。
オンライン リソースを使用してファイルを変換できるのは、インターネットに接続している場合のみです。これは常に利用できるとは限りません。 専用アプリやプログラムも使いやすい。 同時に、そのようなサービスには購入が必要になる場合があることを忘れないでください。 いずれにせよ、xls ファイルを pdf に変換する方法の選択はユーザーにあります。