内容
Excel ドキュメントで作業している過程で、複数の人が一度に接続する必要が生じることがよくあります。 そして非常に多くの場合、それらの数は数十で計算できます。 したがって、コラボレーションの問題は、人々をつなぐことだけに限定されるものではありません。なぜなら、彼らは競合する変更を加える可能性があり、迅速かつ効果的に編集する方法を学ぶ必要があるからです。
誰がそれを行うことができますか？ マスターユーザーのステータスを持つ人。 一言で言えば、ドキュメントとの共同作業を可能にするだけでなく、効果的にするために何をする必要がありますか?
Excel での共有ファイルの操作には、独自の特徴があります。 そのため、ユーザーは一部のアクションを利用できません。
- テーブルの作成。
- シナリオの管理、およびそれらの表示。
- シートの取り外し。
- ユーザーは、複数のセルを結合したり、逆に以前に結合したセルを分割したりすることはできません。
- XML データを使用するすべての操作。
これらの制限をどのように回避できますか? 一般的なアクセス権を削除して、必要に応じて元に戻すだけです。
これは、同じスプレッドシートで複数のユーザーと作業している場合に可能または不可能なタスクを含む別のスプレッドシートです。
最初に、一度に複数の人が編集できるようにする必要があるファイルを理解する必要があります。 新しいファイルまたは既存のファイルのいずれかです。
設定
Excel でファイルを共有するために必要なことはすべて、[ブックの共有] セクションにあり、[校閲] タブに移動すると表示されます。
ウィンドウがポップアップし、XNUMX つのタブが表示されます。 自動的に開く最初のものに興味があります。 スクリーンショットで赤い四角形でマークされているアイテムの横にあるボックスをチェックする必要があります。 これにより、複数のユーザーがドキュメントを管理できるようになります。
編集のためにアクセスを開いた後、それを構成する必要があります。 これを行うには、XNUMX 番目のタブを開きます。
パラメータを入力したら、アクションを確認します。 これを行うには、「OK」ボタンを左クリックします。 共有は、新しい本と既存の本を問わず、どの本にも開かれています。 最初のケースでは、彼女の名前を考え出す必要があります。
その後、ファイルをコンピューターに保存する必要があります。
重要な！ 各ユーザーが自分のバージョンのスプレッドシートでファイルを開くことができるような形式にする必要があります。
ファイルを使用する参加者がアクセスできるネットワーク共有またはフォルダーにファイルを保存する必要があります。 ディレクトリを選択したら、「保存」ボタンをクリックするだけです。
ただし、Web サーバーを使用して共有ファイルを保存することは許可されていません。
上記のすべての操作を実行した後、他の人を接続できるかどうかを確認する必要があります。 これを行うには、[データ] タブを開き、そのすぐ下にある [接続] 項目を見つけます。 それをクリックすると、リンクまたはリンクを変更できます。 対応するボタンがない場合、関連付けられたファイルはありません。
次に、「ステータス」タブが開き、接続を確認できます。 すべてが正常であるという事実は、「OK」ボタンの存在によって認識できます。
Excel では、共有ブックを開くこともできます。 これを行うには、Officeボタンをクリックする必要があります。 ポップアップパネルが表示されたら、「開く」アイテムを選択し、共有に使用する本を選択する必要があります。 その後、もう一度 Office ボタンをクリックし、下部にある [Excel のオプション] ウィンドウを開きます。
表示されるウィンドウの左側で、設定のカテゴリを選択できますが、最も一般的なパラメータを含む最初のカテゴリに関心があります。
次に、「個人設定」項目に移動します。ここでは、ユーザーをフィルタリングできるようにするデータ (ユーザー名、ニックネーム) を指定する必要があります。
これらの操作を実行すると、ドキュメント内の情報を編集したり、データを追加したりできるようになります。 変更を行った後は、忘れずに保存してください。
これにより、保存時に問題が発生することがあります。 たとえば、共有は最初に開いたときにのみ利用でき、ドキュメントを XNUMX 回目に開こうとすると、プログラムはエラーをスローします。 これは、次の理由で発生する可能性があります。
- 複数の参加者が同じセルに一度にデータを入力した場合。 または他の部分。
- ワークブックのサイズが大きくなる変更ログの生成。 これは問題につながります。
- ユーザーは共有から削除されました。 この場合、変更の保存は彼のコンピューターでのみ機能しません。
- ネットワーク リソースが過負荷になっています。
この問題を解決するには、次の手順を実行する必要があります。
- 変更ログを削除するか、そこから冗長な情報を消去してください。
- ドキュメント自体の冗長な情報を削除します。
- 共有を再開します。
- 別の Office エディターで Excel ドキュメントを開き、xls 形式で再度保存します。
確かに、最近のバージョンでは、このエラーは古いバージョンほど頻繁には発生しません。
メンバーのアクティビティを表示する方法
共同作業の過程で、参加者のXNUMX人が何かを台無しにしないように、常に監視する必要があります。 したがって、それらのいずれかによってどのようなアクションが行われたかを理解することを学ぶ必要があります。 これを行うには、次の手順を実行する必要があります。
- 「レビュー」タブに移動し、「訂正」項目を見つけます。 メニューで、項目「修正の選択」を選択します。
6 - 次に、ユーザーが行った変更を確認できるウィンドウが表示されます。 このリストは自動的に生成されます。 このダイアログ ボックスの対応する項目の横にあるチェックボックスを確認することで、これが実際に当てはまることを確認できます。
7 この場合、最後の保存以降に行われた変更のみが左上隅のリストに表示されます。 これは利便性のために行われ、ジャーナルの以前の編集をいつでも見ることができます。
- 各参加者には特定の色が割り当てられているため、誰が変更を行ったかがわかります。 ラベルは左上隅にあります。 時間、特定のユーザー、または特定の範囲で変更を追跡するように設定したり、表示を無効にしたりすることもできます。
8 - このようなマークのあるセルにカーソルを合わせると、小さなブロックが表示され、誰が変更を行ったかがわかります。
9 - 修正を表示するためのルールを調整するには、設定ウィンドウに戻り、変更を表示するための開始点を設定できる「時間別」フィールドを見つける必要があります。 つまり、修正が表示される時間です。 最後に保存してからの期間を設定したり、すべての変更を常に表示するように設定したり、表示されないように設定したり、変更を表示する日付を指定したりできます。
10 - 特定のメンバーのみが行った修正の表示を制御することもできます。
11 - 対応するフィールドを使用して、コマンドのアクションが記録されるシートの範囲を設定できます。
適切な場所で適切なチェックボックスをオンにすることで、他の変更を行うこともできます。
変更のリストは自重ではありません。 メイン ユーザーは、他の参加者の編集内容を確認して、確認または拒否できます。 どうやってするの？
- 「レビュー」タブに移動します。 ユーザーが修正を管理できる「修正」メニューがあります。 ポップアップパネルで、「修正を受け入れる/拒否する」オプションを選択する必要があります。その後、修正が表示されるウィンドウが表示されます。
13 14 - 編集の選択は、前述と同じ基準 (時間、特定のユーザー、または特定の範囲内) に従って実行できます。 必要なパラメータを設定したら、[OK] ボタンを押します。
- 次に、前の手順で設定した条件を満たすすべての調整が表示されます。 ウィンドウの下部にある適切なボタンをクリックして、特定の編集に同意するか拒否することができます。 調整を一括で承認または却下することもできます。
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必要な調整は残され、余分な調整は削除されました。
Excelファイルからユーザーを削除する方法
場合によっては、共同編集からユーザーを削除する必要があります。 別のタスクが与えられた、参加者が別のコンピューターから編集を開始したなど、さまざまな理由が考えられます。 このタスクを Excel に実装することはまったく難しくありません。
まず、「レビュー」タブを開きます。 グループ「Changes」があり、オプション「Access to the book」があります。
その後、前に見たのと同じウィンドウが画面に表示されます。 テーブルに変更を加えることができるすべてのユーザーのリストは、[編集] タブにあります。 現時点で必要のないユーザーを削除するには、このリストでそれを見つけ、マウスの左ボタンを押して選択し、下にある「削除」ボタンをクリックする必要があります。
次に、Excel は、この参加者が現在ワークブックに変更を加えている場合、この参加者が行った修正が保存されない可能性があることをユーザーに警告します。 同意する場合は、[OK] をクリックします。ユーザーは共有されなくなります。
共有台帳の使用を制限する最善の方法は、ユーザーを削除することです。 これが適切でない場合は、特定の参加者がブックを表示または編集する権限を設定できます。
そうは言っても、共有にはデフォルトでいくつかの制限が組み込まれていることを覚えておくことが重要です。 それらは上記で説明されています。 繰り返しは学習の母なので、それらを覚えましょう。
- データを自動的に更新し、他の多くの機能を備えたスマート テーブルを作成することは禁止されています。
- スクリプトを管理することはできません。
- シートの削除、セルの接続または切断には組み込みの制限があります。
- XML データに対してすべての操作を実行します。 簡単に言えば、配列の編集を含め、大量のデータの構造化には制限があります。 XML は、初心者にとって最もわかりにくいファイル タイプの XNUMX つですが、実際には非常に単純です。 このタイプのファイルを使用すると、ドキュメントにバッチ変更を加えてデータを転送できます。
簡単に言えば、共同編集ではドキュメントに対して標準的な操作を実行できますが、より専門的なオプションは XNUMX 人のユーザーのみが利用できます。 これは、同じマクロまたは XML バッチの変更を元に戻すのがやや難しいためです。
共有を無効にしてから再び有効にすることは、Excel ユーザーができることを制限するもう XNUMX つの方法です。 必要な変更を自分で行うことができるため、他の人が何かを編集する機会を一時的に奪うことができます。
これを行うには、次の手順に従う必要があります。
- [レビュー] タブを開き、[修正] 項目に移動して、ポップアップ メニューから [修正箇所を強調表示] 項目を選択します。
- その後、「ユーザー」と「範囲内」の横にあるチェックボックスをオフにする必要があるウィンドウが表示されます。
- その後、データのバックアップに必要な変更ログが表示されます。
その後、共有をオフにすることができます。 これを行うには、リボンの同じタブで、[ブックへのアクセス] 項目を選択し、[複数のユーザーがファイルを変更できるようにする] のチェックを外します。
以上で、共有が無効になりました。
そのため、Excel で共同編集を設定するのは非常に簡単です。 もちろん、ドキュメントを最大限に活用できないいくつかの制限があります。 しかし、それらは非常に簡単に解決されます。しばらくの間共有をオフにしてから、必要な変更が行われたときにオンにするだけで十分です。