内容
時間管理«私が持っている仕事で、私は役に立たない会議に閉じ込められています»
エコノミストのPilarLloretは、«30分間の会議»で、これらの仕事の予定を最大限に最適化する方法を説明しています。
職場での新しい会議の通知を受けたときに、不注意と辞任で鼻を鳴らした場合、何かがおかしいです。 これらの仕事の予定は、私たちの専門的な仕事を改善するためのツールである必要があり、多くの場合、時間の無駄になってしまいます。
この状況は、見た目よりもはるかに一般的であり、エコノミストを動機付けたものでした。 ピラールリョレト、ビジネスおよびリスク分析を専門とし、 «30分の会議»、明確なガイドラインとアドバイスを通じて、彼はこれらの会議の効率を高め、それによって彼の目的を達成する方法を提案する本です。
私たちは著者と話をし、時間を無駄にするのをやめ、私たちが出席することを余儀なくされている会議を最大限に活用するための鍵を彼女に尋ねました。
会議を計画するときに組織がそれほど重要なのはなぜですか？
適切な計画と組織がないと、目的も、議論すべきポイントも、利用可能な時間も明確になりません…したがって、私たちは 制御されていない期間 参加者の期待に応えられません。 イライラするかもしれませんし、みんなの時間の無駄になります。
計画が不十分で、目的が達成されていない会議には、どのような悪影響がありますか？
経済的なコストに加えて、計画が不十分で、90分、60分、または30分後に結論に達しない会議に出席すると、 出席者の間の否定的な認識と落胆。 そして、このような状況が続くと、「自分の仕事で無駄な会議に出席しなければならない」と考えるストレスが溜まりやすくなります。
また、ほとんどの場合上司である主催者に対する参加者の意見にも悪影響を及ぼします。
会議中に30分が最適な時間であるのはなぜですか？
30分は、うまくいく会議を組織した私自身の経験に基づいて、本の中で私が提起する課題です。 明らかに もっと時間が必要な会議があります、他の方法では、目的をより短くすることができます。もちろん、場合によっては、会議自体の30分または60分を、たとえば電話や電子メールに置き換えることができます。
あなたが本の中で話している意思決定者の姿はどのように機能しますか？
30分間の会議の参加者について話すとき、それは明確でなければなりません。 理想的な人数は最大XNUMX人を超えてはなりません。 そして、あなたの選択は正しいものでなければなりません。 モデレーター、コーディネーター、セクレタリー（同じ人物でもかまいません）、参加者の姿を区別することができます。 原則として、30分、最大XNUMX人の会議での意思決定は合意に基づくものであり、対立を引き起こすことはありません。
可能な限り効率的にするために、どのように会議を開催する必要がありますか？
会議の開催方法は、次のようにXNUMXつのポイントにまとめることができます。 最初は 目的を定義する そして会議の望ましい結果。 二番目、 適切な参加者を選択する。 XNUMX番目は 会議を計画する; とりわけ、議題を作成し、会場を選択し、時間と期間を開始し、会議の主要な文書と一緒に、十分な時間に関心のある人に送信して、準備できるようにします。
第四に、私たちは考慮しなければなりません 構造設計 会議の内容、つまり、運用ルール、そしてもちろん、会議が続く30分がコンテンツによってどのように構成されているか。 最後に、 会議のフォローアップ。 すべての参加者が締結された合意を認識していることを確認し、フォローアップアクションを実行する必要がある場合は、各参加者に割り当てられているタスクと実行時間を確認します。